Wij hechten veel belang aan uw privacy. Wanneer u informatie aan ons verstrekt, zullen wij hier zo zorgvuldig mogelijk mee omgaan. Hoe wij dit doen en voor welke doeleinden wij de informatie gebruiken, staat omschreven in dit privacy statement.
Wie zijn wij?
Dit is het privacy statement van RGF Staffing Holdings B.V., RGF Staffing The Netherlands B.V. en al onze Nederlandse groepsmaatschappijen die zich bezighouden met diensten op het gebied van arbeid en arbeidsbemiddeling, zie link, (hierna ook aangeduid met “ wij”).
Wij zijn verantwoordelijke als bedoeld in de wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Al onze onderdelen hebben hun hoofdkantoor aan de P.J. Oudweg 61 te (1314 CK) Almere, telefoonnummer: +31 (0)36 5299000. USG Legal Professionals B.V. (telefoonnummer: +31(0)30 2305959) en USG Finance Professionals B.V. (telefoonnummer: +31(0)30 6704961) hebben hun hoofdkantoor aan de Euclideslaan 251 te (3584 BV) Utrecht.
Wij maken onderdeel uit van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan.
Wanneer verwerken wij uw informatie?
Wij verwerken persoonsgegevens over u op het moment dat u zich op enigerlei wijze tot ons wendt en uw gegevens bij ons achterlaat.
Dit kan via onze websites wanneer u zich bijvoorbeeld inschrijft om bemiddeld te worden naar werk, solliciteert op een functie bij ons of een van onze opdrachtgevers of deelneemt aan een van onze online HR (assessment) tools, maar ook als u bij ons langskomt op de vestiging of ons per email/brief dan wel telefoon benadert of als (potentieel) zakelijke relatie uw diensten aanbiedt.
Voor de informatie die wij over u verwerken als gebruiker van één van onze websites (zogenaamde cookies), verwijzen wij u naar het Cookiestatement op de website die u bezoekt.
Voor welke doeleinden gebruiken wij uw informatie?
Arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever
Wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt voor (het aangegeven doel van) arbeidsbemiddeling, waarvan sprake kan zijn indien u solliciteert naar een specifieke functie bij ons en/of om via ons bemiddeld te worden naar werk bij een opdrachtgever, bijvoorbeeld bij een gerichte sollicitatie, een open sollicitatie of een algemene inschrijving, dan worden uw persoonsgegevens opgenomen in onze centrale databank. Opname in de centrale databank betekent dat de door u verstrekte persoonsgegevens voor het doel van het vinden van en/of de bemiddeling naar (nieuw) werk kunnen worden gedeeld met al onze groepsmaatschappijen die zich hiermee bezighouden. U kunt dan door deze onderdelen worden benaderd met vacatures, die mogelijk interessant zijn voor u, ook indien er sprake was van een gerichte of open sollicitatie op een specifieke vacature.
Afhandeling sollicitaties vaste/indirecte medewerkers
Het betreft persoonsgegevens verstrekt voor sollicitaties op functies/vacatures bij onze eigen onderneming en niet voor (het aangegeven doel van) arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een derde.
Het aangaan van een zakelijke relatie
Ook kunnen wij uw persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden gebruiken
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Het is noodzakelijk dat u ons persoonsgegevens als hieronder verstrekt (welk per situatie (doeleinde) kunnen verschillen), omdat wij anders geen contract met u aan kunnen gaan en/of geen uitvoering kunnen geven aan de door u gevraagde dienstverlening.
Bij arbeidsbemiddeling (zonder dat u voor ons heeft gewerkt):
Bij sollicitaties vaste/indirecte medewerkers
Het betreft hier sollicitaties op functies/vacatures bij onze eigen onderneming, zonder dat sprake is van arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een derde.
U werkt of gaat werken via ons (terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever)
U bent een zakelijke relatie
Grondslagen van verwerking persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens verwerken wij op de navolgende rechtsgronden:
Beveiliging van uw informatie
Wij spannen ons tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van RGF Staffing, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.
Hoe wordt uw informatie gedeeld?
Binnen onze onderneming
Uw persoonsgegevens delen wij binnen ons concern met onze groepsmaatschappijen ter uitvoering van één van de doeleinden eerder in dit privacy statement omschreven. Bij arbeidsbemiddeling worden uw persoonsgegevens opgenomen in onze centrale databank en hebben de personen binnen onze onderneming (waaronder onze groepsmaatschappijen) die zich bezighouden met arbeidsbemiddeling toegang tot uw persoonsgegevens.
Wij zijn onderdeel van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan, hierna: Recruit. Uw persoonsgegevens kunnen, in beperkte mate, worden gedeeld met Recruit voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder managementanalyses, het afgeven van prognoses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop). Er zijn passende maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden doorgegeven goed worden beschermd. De EU modelcontracten (standaard bepalingen inzake gegevensbescherming) vastgesteld door de Europese Commissie zijn overeengekomen. Voor meer informatie hierover en/of om een kopie van deze overeenkomsten te raadplegen, kunt u zich tot ons wenden tot onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.
Buiten onze onderneming
Uw persoonsgegevens worden ook gedeeld met externe partijen, personen en bedrijven buiten ons concern.
Wij delen uw persoonsgegevens met externe partijen om de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan uit te voeren. Zo worden bij arbeidsbemiddeling uw persoonsgegevens verstrekt aan potentiele opdrachtgevers. Gaat u bij of voor ons werken of werkt u al bij of voor ons, dan verstrekken wij uw persoonsgegevens aan externe partijen waar dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (waaronder arbeidsovereenkomst en/of opdrachtovereenkomst), die wij met u zijn aangegaan (bijvoorbeeld opleidingsinstanties, pensioenuitvoerder, UWV).
Wij maken daarnaast gebruik van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (waaronder zogenaamde bewerkers/verwerkers) die op ons verzoek specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Enkele voorbeelden:
Een aantal van deze externe bedrijven waarmee wij werken voor het beheer van onze applicaties en hostingsdoeleinden zijn gevestigd buiten de EU. Dit betreffen:
Voor meer informatie over deze partijen en/of om een kopie van deze overeenkomsten te raadplegen, kunt u zich wenden tot onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.
Wij verstrekken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor deze externe partijen om hun werkzaamheden te doen.
Ook verstrekken wij uw persoonsgegevens aan externe partijen, zoals politie en overheidsinstellingen indien wij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, door middel van een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis zijn gerechtigd of worden verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor hebben verkregen.
Hoelang wordt uw informatie bewaard?
Uw persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig wet- en regelgeving en voor zolang noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.
Bij arbeidsbemiddeling (zonder dat u voor ons heeft gewerkt) worden uw persoonsgegevens tot 2 jaar na het laatste contact met u door ons bewaard.
Bij sollicitaties vaste/indirecte medewerkers(bij de eigen onderneming zonder dat sprake is van arbeidsbemiddeling) worden uw gegevens maximaal 4 weken bewaard, tenzij u toestemming hebt gegeven om uw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.
U werkt of gaat werken via ons (terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever) dan hanteren we verschillende bewaartermijnen voor uw persoonsgegevens.
Bent u een (potentieel) zakelijke relatie dan worden de navolgende termijnen gehanteerd:
Van de hier genoemde termijnen kan door ons worden afgeweken waar noodzakelijk (bijvoorbeeld bij claims) en/of met het oog op een (afwijkende) wettelijke verplichting.
Profilering
In het kader van arbeidsbemiddeling maken wij op onze websites gebruik van een online test waaraan u kunt deelnemen. Deelname aan deze online test is vrijwillig. Het is een extra tool die ons in staat stelt om u nog wat gerichter te kunnen bemiddelen naar werk. De test bestaat uit meerdere vragen die gaan over u. Op basis van uw antwoorden wordt een profiel over u samengesteld wat beschrijft wat voor werkomgeving en werksituatie het beste bij u past. Deze informatie wordt vervolgens met uw toestemming door ons gebruikt in het kader van uw arbeidsbemiddeling.
Er vinden controles plaats op de wijze waarop de profielen worden opgemaakt, om er zeker van te zijn dat in de profielen geen parameters worden opgenomen die kunnen leiden tot ongelijke behandeling en/of discriminatie van individuen en/of groepen personen.
Als u zich niet kunt vinden in de wijze waarop wij persoonsgegevens gebruiken voor het doel van profilering, hiertegen bezwaar heeft, hierover nadere uitleg wenst of hierover (anderszins) een opmerking wilt maken, dan kunt u zich wenden tot onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.
Geautomatiseerde besluitvorming
Bij arbeidsbemiddeling maken wij gebruik van deels geautomatiseerde besluitvorming.
Hiervan is sprake
Dit doen wij voor de totstandkoming van een eventuele plaatsingsovereenkomst op een ook zo efficiënte mogelijke wijze, waarbij de beoordeling van geschiktheid objectief plaatsvindt.
Indien u bemiddeld wil worden naar werk/een specifieke vacature, dient u ons van informatie te voorzien zodat wij u kunnen bemiddelen naar werk en/of uw geschiktheid voor een bepaalde functie kunnen beoordelen. Deze informatie registreren wij in onze systemen. Op basis van deze informatie wordt vervolgens aan de hand van de objectieve vereisten voor een specifieke functie geautomatiseerd beoordeeld in hoeverre u geschikt bent voor de betreffende functie. Vervolgens zullen onze medewerkers deze uitkomsten bekijken en beoordelen of u ook daadwerkelijk past op de betreffende functie.
Er vinden interne controles plaats om te borgen dat de geautomatiseerde besluitvorming plaatsvindt op de wijze als hier omschreven en om er zeker van te zijn dat iedereen gelijk wordt behandeld en niet wordt gediscrimineerd.
Als u zich niet kunt vinden in de wijze waarop wij gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming, hiertegen bezwaar heeft, hierover nadere uitleg wenst of hierover (anderszins) een opmerking wilt maken, dan kunt u zich wenden tot onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.
Wat zijn uw rechten?
U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens of om het wijzigen, aanvullen of verwijderen ervan. Wanneer u beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw persoonsgegevens (gedeeltelijk) wijzigen, aanvullen of verwijderen.
Daarnaast kunt u ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij over u verwerken te beperken en/of om uw persoonsgegevens over te dragen (dataportabiliteit).
Recht van bezwaar
Ook met bezwaren over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en/of indien u geen informatie van ons wenst te ontvangen over onze dienstverlening, aanbiedingen en/of overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur), kunt u zich tot ons wenden.
Uw verzoeken en/of bezwaren kunt u richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.
Bij vragen, opmerkingen en klachten
Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop wij uw persoonsgegevens registreren, gebruiken of verwerken, dan verzoeken wij u contact op te nemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’. U hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contact
Mevrouw C. Bos, Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)
privacy@rgfstaffing.nl
RGF Staffing The Netherlands B.V.
P.J. Oudweg 61
1314 CK Almere
Aanpassingen privacy statement
Wij kunnen dit privacy statement aanpassen. Het meest actuele privacy statement is altijd via onze websites te raadplegen.
Groepsvennootschappen: